第20天，聯動除錯順利完成，10噸模擬原料全部處理完畢，平均每批處理時間4小時，產品純度%，能耗656千瓦時/噸，完全符合設計要求。
周明將除錯報告發給王莽，王莽很快回復：“太好了！裝置安裝除錯完成，接下來就等原料進場，開始試生產。對了，TVB的阮董助理剛才給我打電話，說《絲路傳奇》的合拍片籌備會要在長三角影視鏈開，邀請咱們參加，你這邊安排好後續工作，我明天過去一趟，順便看看影視鏈的場景搭建情況。”
2009年夏初的長三角影視鏈，位於滬市周邊的崑山片區，整個影視鏈被綠色的防護林環繞，林頻寬度達50米，種植著女貞、水杉等耐旱喬木，既能阻擋外界噪音，又能調節園區小氣候。
影視鏈內部按功能劃分為三大區域：古裝實景街（佔地200畝）、現代拍攝區（佔地150畝）、後期製作中心（佔地150畝），各區之間用寬12米的瀝青道路連線，道路兩側安裝著太陽能路燈（每盞功率30W，光照強度150lux，每晚7點至次日6點自動亮起），路燈之間間隔30米，確保夜間通行安全。
作為《絲路傳奇》合拍片核心場景的古裝實景街，入口處立著一塊高8米、寬5米的漢白玉石牌坊，牌坊頂部雕刻著西域風格的葡萄藤紋樣，中間“西域古城”四個金色大字採用顏體書法，字高1.2米，筆畫粗細均勻，在陽光下熠熠生輝。
石牌坊兩側各矗立一尊高3米、重5噸的青石獅子，獅子底座刻有“絲綢之路”相關的浮雕（包括駱駝商隊、張騫出使西域等圖案），浮雕線條流暢，細節清晰，每尊獅子由3名工匠耗時2個月雕刻完成，造價達15萬港元/尊。
石牌坊後方是一條長300米、寬8米的主街道，街道地面鋪設60cm×30cm×10cm的青石板，石板之間預留1cm的縫隙，填充防水砂漿，既方便雨天排水，又能防止石板熱脹冷縮開裂。
街道兩側對稱分佈著20棟西域風格建築，每棟建築間距10米，建築高度在5-8米之間，屋頂覆蓋著紅色琉璃瓦（每片瓦尺寸20cm×15cm，厚度2cm，耐高溫且防水），牆面採用模擬夯土材料（由黃土、稻草、水泥按比例混合製成），表面繪製著西域特色壁畫——東側10棟建築壁畫以“商隊貿易”為主題（包括駱駝載物、商人議價、貨物裝卸等場景），西側10棟以“西域生活”為主題（包括歌舞表演、手工製作、飲食文化等場景），每幅壁畫面積約15㎡，由5名專業畫師耗時15天完成，顏料採用防水丙烯，確保日曬雨淋後不易褪色。
街道中段設定了一座高5米的木質過街天橋，天橋兩側裝有木質護欄（高度1.2米，間隔10cm），橋面鋪設防滑木板，天橋下方懸掛著20盞紅色燈籠（直徑30cm，內建LED燈泡，功率10W），夜間點亮後能營造出西域古城的熱鬧氛圍。
主街道盡頭是一座佔地500㎡的西域寺廟，寺廟大門為拱形（高4米、寬3米），門楣上雕刻著佛教蓮花紋樣，寺廟內部供奉著3尊泥塑佛像（高2.5米），佛像兩側擺放著西域風格的銅製法器（包括香爐、燭臺等），寺廟周圍種植著10棵沙棗樹，模擬西域沙漠周邊的植被環境。
古裝實景街的核心區域——驛站，是本次合拍片籌備會的舉辦地。
驛站佔地300㎡，分為前院、正廳、側房三部分：前院鋪著200㎡的羊毛地毯（顏色為深棕色，圖案為西域幾何紋樣，厚度5cm，保暖且防滑），地毯中央擺放著8個青銅香爐（直徑50cm，高80cm），香爐內燃燒著檀香，香氣瀰漫整個院子；正廳是籌備會主會場，內部擺放著一張長8米、寬2米的實木長桌，桌面鋪著紅色綢緞（材質為真絲，厚度，垂墜感強），綢緞上整齊擺放著32份《絲路傳奇》合拍片資料袋，每個資料袋內裝有：拍攝計劃表（A3尺寸，共28頁）、演員名單及定妝照（12頁）、場景設計圖（35頁）、預算明細表（22頁）、宣傳方案（18頁），資料袋旁放著銀色簽字筆（筆身印著“長三角影視鏈”字樣）和印有TVB logo的皮質筆記本（尺寸16cm×22cm，內頁為米黃色道林紙）；側房作為休息區，擺放著10張藤製座椅（每張座椅承重150kg）和2張茶几，茶几上放著礦泉水（550ml裝，龍國本地品牌“農夫泉”）、水果盤（裝有葡萄、哈密瓜、西瓜等西域特色水果，總重量5kg）和茶點（包括杏仁酥、核桃糕等，共3kg）。
上午8點30分，參會人員陸續抵達。
首先到場的是TVB團隊，由運營總監陳濤帶隊，成員包括：製作部總監張啟山（負責拍攝統籌）、藝人部副總監劉敏（負責演員協調）、宣傳部經理周莉（負責宣傳推廣）、財務專員吳偉（負責預算稽核），共5人，陳濤手裡拿著阮梅助理轉交的《TVB合拍片指示函》，函中明確：“《絲路傳奇》作為TVB年度重點合拍片，需確保歷史真實性與藝術表現力，演員選角優先考慮TVB簽約藝人，宣傳資源向內地及海外市場傾斜，預算控制在6000萬港元以內，所有重大決策需及時向總部彙報。”
隨後，長三角影視鏈專案負責人陳工帶著團隊到場，成員包括：場景搭建總監王磊（負責實景街維護）、道具組組長趙芳（負責道具製作）、裝置管理專員孫明（負責拍攝裝置排程），共4人，陳工手裡拿著《實景街使用及維護報告》，報告顯示：“西域古城實景街已完成95%的搭建工作，剩餘5%為細節裝飾（如商鋪招牌、街道攤位），預計5天內全部完工，拍攝期間可提供24小時場地支援，包括燈光租賃、清潔服務、安保巡邏。”
接下來，合拍片內地合作方——京市影視集團的代表到場，由總經理李剛帶隊，成員包括：導演張藝謀（化名張衛平，負責拍攝執導）、編劇王麗（負責劇本修改）、後期製作總監陳浩（負責剪輯特效），共3人，李剛帶來了內地文化部門的《合拍片備案批覆》，批覆中同意《絲路傳奇》作為2009年龍國重點合拍片專案，可享受內地影視產業稅收優惠（企業所得稅按15%徵收，低於普通25%的稅率）。
最後到場的是演員代表，包括男主角林鋒（飾演西域商隊首領）、女主角劉一菲（飾演西域公主），以及3名配角演員（飾演商隊成員、寺廟僧人、西域國王），演員團隊由TVB藝人部副總監劉敏陪同，每人手裡拿著初步定妝照，準備在籌備會上討論修改意見。
上午9點整，籌備會正式開始，由陳濤主持。
陳濤站在長桌主位旁，開啟資料袋中的拍攝計劃表：“各位老師，歡迎參加《絲路傳奇》合拍片籌備會，首先我代表TVB，感謝長三角影視鏈和京市影視集團的支援。本次合拍片總拍攝週期120天，分為三個階段：第一階段（1-40天）拍攝外景，全部在長三角影視鏈西域古城實景街完成，主要拍攝商隊貿易、古城生活、寺廟祈福等場景，共400場戲；第二階段（41-80天）拍攝內景，在長三角影視鏈的3個攝影棚（每個棚面積1500㎡）完成，包括商隊帳篷、西域王宮、地下密道等場景，共350場戲；第三階段（81-120天）拍攝補拍鏡頭及特效素材，根據前期拍攝情況調整，預計150場戲，總場次900場，每天拍攝7-8場戲，分早（8:00-）、中（-）、晚（-）三班拍攝，確保按時完成。”
他頓了頓，翻到拍攝計劃表第15頁：“為提高效率，我們計劃分A、B兩組拍攝：A組由張衛平導演帶隊，負責外景拍攝，配備3臺索尼HDW-F900R高畫質攝像機（支援1080P解析度，幀率24fps）、8盞ARRI M-Series燈光（功率575W-1800W，色溫可調3200K-5600K）、2臺大疆CP200無人機（用於航拍商隊行進鏡頭）；B組由副導演帶隊，負責內景拍攝，配備2臺同型號攝像機、6盞燈光裝置，兩組每天同步推進，拍攝素材由後期團隊實時接收，確保後期製作無縫銜接。”
京市影視集團的張衛平導演接過話茬，開啟劇本修改稿：“《絲路傳奇》劇本經過3次修改，目前已確定最終版，故事以西漢張騫出使西域為背景（對應歷史人物，劇本中化名‘張遠’），講述西域商隊首領（林鋒飾）與西域公主（劉一菲飾）攜手保護絲綢之路貿易通道，對抗匈奴（對應歷史部族，劇本中化名‘匈部’）劫掠的故事，全劇共48集，每集45分鐘，其中歷史劇情佔60%（基於《史記》《漢書》相關記載改編），藝術創作佔40%（新增商隊內部矛盾、公主成長線等劇情）。”
他指著劇本第28集：“比如‘商隊遇襲’這場戲，劇本描寫‘匈部騎兵300人突襲商隊，商隊成員憑藉地形優勢抵抗，公主利用西域草藥救治傷員’，拍攝時需在實景街的沙漠場景（佔地1000㎡，用細沙和岩石搭建）拍攝，A組負責動作戲拍攝，配備15名武行演員（飾演匈部騎兵）、20名群演（飾演商隊成員），使用道具武器（包括仿製青銅劍、弓箭，劍身材質為鋁合金，箭頭為橡膠材質，確保安全），拍攝時採用多角度機位，包括近景（演員打鬥表情）、遠景（騎兵衝鋒場面）、慢鏡頭（公主救治傷員細節），增強畫面衝擊力。”
藝人部副總監劉敏這時拿出演員定妝照，分發給參會人員：“目前演員定妝已完成初步版本，林鋒的商隊首領造型——身著深棕色皮質鎧甲（材質為PU皮，重量3kg，輕便且逼真），頭戴青銅頭盔（復刻西漢時期樣式，重量），腰間佩戴仿製青銅劍（長度1.2米）；劉一菲的西域公主造型——身著紅色真絲長裙（裙襬長度1.5米，裙襬裝飾銀色亮片，共3000片），頭戴金飾頭冠（材質為鍍金合金，鑲嵌仿寶石，重量），手持絲綢摺扇（扇面繪製西域壁畫圖案）。”
劉一菲補充道：“頭冠的重量有點重，長時間佩戴可能會影響動作，能不能把材質換成輕質合金，重量控制在以內？另外，長裙的裙襬太長，拍攝騎馬戲份時可能會被纏住，建議在裙襬內側加暗釦，騎馬時可以將裙襬縮短。”
道具組組長趙芳立刻記錄：“沒問題，我們會在3天內修改，頭冠改用航空鋁合金，重量降至，保留原有造型；長裙內側加3個暗釦，可將裙襬從1.5米縮短至0.8米，不影響拍攝效果，修改完成後會第一時間通知演員試穿。”
場景搭建總監王磊彙報場景細化方案：“西域古城實景街還需補充15個商鋪攤位，包括香料鋪（佔地15㎡，擺放20種模擬香料，如孜然、胡椒、檀香）、絲綢鋪（佔地20㎡，懸掛50匹模擬絲綢，顏色包括紅、藍、綠等10種）、珠寶鋪（佔地12㎡，擺放30件仿西域珠寶，材質為銀鍍金，鑲嵌玻璃仿寶石），攤位製作採用實木框架，表面刷仿古油漆，預計5天內完成搭建；內景方面，西域王宮場景（佔地800㎡）已完成60%，剩餘40%為裝飾細節，包括王宮大殿的地毯（200㎡，羊毛材質，圖案為西域王室紋樣）、寶座（實木材質，高2.5米，雕刻獅子紋樣）、壁畫（100㎡，主題為西域歷史事件），預計10天內完工，不影響內景拍攝進度。”
財務專員吳偉這時翻開預算明細表：“《絲路傳奇》合拍片總預算1.5億港元，資金來源分為三部分：TVB出資6000萬港元（佔40%），京市影視集團出資5000萬港元（佔33.3%），長三角影視鏈出資4000萬港元（佔26.7%）。預算明細如下：拍攝費用4000萬港元（包括裝置租賃1200萬、人員工資1800萬、場地使用費1000萬）；演員片酬3500萬港元（林鋒500萬、劉一菲450萬、其他主演共850萬、配角及群演共1700萬）；場景搭建2500萬港元（實景街完善800萬、內景搭建1200萬、道具製作500萬）；宣傳推廣2000萬港元（TV廣告1000萬、社交媒體推廣500萬、線下活動500萬）；後期製作1500萬港元（剪輯300萬、配音200萬、特效1000萬）；備用金500萬港元（應對突發情況，如天氣影響導致拍攝延期）。目前各方出資已到位80%，剩餘20%將在拍攝啟動後10天內撥付完畢，資金由三方共同監管，每筆支出需三方財務專員簽字確認。”
京市影視集團的財務代表檢視明細表後，點頭表示：“預算分配合理，符合三方之前約定的比例，備用金設定也考慮到了突發情況，我們沒有異議，後續會按時撥付剩餘資金。”
宣傳部經理周莉介紹宣傳方案：“《絲路傳奇》宣傳分為三個階段：預熱期（拍攝期間，共120天）、上映前（拍攝完成後1個月，共30天）、上映後（播出期間，共60天）。預熱期：TVB財經頻道、海外頻道每週播出1期拍攝花絮（30分鐘/期，共12期），內容包括演員採訪、場景搭建、拍攝幕後；內地京市衛視、滬市衛視同步播出花絮，每週2次，每次15分鐘；海外社交媒體（Facebook、Twitter）開設官方賬號，每天更新2條內容（包括劇照、短影片、演員動態），預計吸引粉絲50萬人。上映前：舉辦全球首映禮，地點設在香江會議展覽中心，邀請演員、導演、行業嘉賓共200人參加，TVB全程直播；在京市、滬市、粵市、鵬城4個城市舉辦路演，演員團隊到場與觀眾互動，每場路演吸引觀眾500人。上映後：在TVB翡翠臺（香江）、京市衛視（內地）、鳳凰衛視歐洲臺/美洲臺（海外）同步播出，播出期間每天在黃金時段（-）播放1集，同時在TVB官網、內地影片平臺（如優酷、土豆年主流平臺）上線點播，宣傳總費用2000萬港元，三方按出資比例承擔（TVB800萬、京市影視666萬、長三角影視534萬）。”
後期製作總監陳浩補充後期安排：“後期團隊由15人組成（TVB5人、京市影視5人、長三角影視5人），使用Final Cut Pro 6剪輯軟體（2009年主流剪輯工具），拍攝素材每天同步傳輸至後期機房（儲存裝置為10TB磁碟陣列，確保素材安全），剪輯週期45天（初剪30天、精剪15天）；配音由TVB專業配音演員（15人）和內地配音演員（10人）共同完成，配音週期30天，確保臺詞貼合演員口型；特效製作由內地華誼特效公司（化名）負責，主要包括沙漠場景擴充套件、騎兵衝鋒特效、王宮全景合成等，特效鏡頭共800個，製作週期60天，預計2010年10月國慶期間完成所有後期工作，按時播出。”
上午11點30分，籌備會進入討論收尾階段，參會人員圍繞細節問題展開最後確認：張衛平導演確認拍攝期間的天氣預案（如遇雨天，優先拍攝內景，外景延期拍攝，已預留10天彈性週期）；陳工確認裝置租賃保障（儲備2臺備用攝像機、5盞備用燈光，確保裝置故障時能及時替換）；劉敏確認演員檔期（林鋒、劉一菲已預留120天完整檔期，無其他工作衝突）；吳偉確認資金撥付流程（每週提交資金使用報告，三方稽核透過後撥付下週費用）。
上午12點整，籌備會圓滿結束，所有議程達成共識，參會人員共同簽署《＜絲路傳奇＞合拍片籌備確認書》，確認拍攝計劃、預算、宣傳方案等內容，約定5天后啟動演員定妝修改確認，10天后正式開機拍攝。
中午12點30分，長三角影視鏈在驛站前院舉辦午宴，宴席採用西域特色自助餐形式，菜品包括：烤全羊（2只，每隻重15kg，採用西域烤爐製作，外焦裡嫩）、手抓飯（10kg，用羊肉、胡蘿蔔、葡萄乾製作）、烤包子（200個，餡料為羊肉丁和洋蔥）、奶茶（10L，鹹甜兩種口味），還有內地特色菜品（京市烤鴨、滬市紅燒肉），滿足不同參會人員的口味。
午宴期間，陳濤接到阮梅助理的電話，助理傳達：
“阮董對籌備會結果很滿意，要求TVB團隊每週提交拍攝進度報告，確保合拍片質量，另外，TVB宣傳部已開始製作《絲路傳奇》預熱海報，預計3天后在TVB官網和社交媒體釋出，海報設計融入西域古城實景元素，突出主演形象。”